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Preguntas frecuentes sobre certificación digital
¿Cuál es el proceso de emisión?
Tipos de certificados y documentación a aportar
Personas físicas
- El suscriptor: titular del certificado.
- El firmante o titular: la persona física identificada en el certificado.
- El custodio de claves: el propio firmante.
- Período de validez: 1 o 2 años
- Usos: Los usos genéricos. Aquellos trámites reservados para certificados de persona física. Trámites personales.
- ¿Quién lo puede solicitar? Cualquier persona física con plena capacidad de edad (personas mayores de edad no incapacitadas) que necesite un certificado digital.
Documentación a solicitar personas físicas.
- Documentación para la verificación de identidad del titular: Documento Nacional de Identidad (DNI), Tarjeta de residencia o pasaporte en vigor
- Documento de aceptación de las condiciones de prestación del servicio firmado por el titular.
Personas jurídicas
- El solicitante será el Representante Legal de la Corporación suscriptora del certificado: Administrador único o solidario, persona con poderes generales de la empresa.
- El suscriptor será la corporación propietaria del certificado.
- El firmante es la persona física identificada por su nombre, apellidos y NIF que coincide con la figura del representante legal.
- Período de validez: 1 o 2 años
- Usos: El certificado podrá usarse en los términos establecidos por la normativa vigente aplicable a la firma electrónica. Este certificado puede ser utilizado con los siguientes propósitos:
-Identificar al firmante como Representante Legal de una Corporación; Garantizar la integridad del documento firmado; Identificar al firmante del documento; Se permite el uso de este certificado en las relaciones del firmante con las Administraciones Públicas y en los usos estrictamente particulares.
- ¿Quién lo puede solicitar? Únicamente los administradores únicos, solidarios o apoderados generales.·
Documentación a solicitar (puede variar en función de cada caso).
- Documentación para la verificación de identidad del solicitante: Documento Nacional de Identidad (DNI), Tarjeta de residencia o pasaporte en vigor.
- Documento de aceptación de las condiciones de prestación del servicio firmado por el solicitante.
- Documentación para la verificación de la existencia de la entidad y los poderes de representación del solicitante.
Si es una entidad mercantil.
- Opción A: Si el solicitante es administrador único o solidario y la entidad está inscrita, solo deberá aportarse la Consulta del Registro Mercantil (o Nota Simple) expedida como máximo 20 días hábiles antes de solicitar el certificado digital.
- Opción B: Si el solicitante es administrador único o solidario y la entidad no está inscrita (por ser de reciente constitución, por ejemplo) o no se quiere aportar la Consulta del Registro Mercantil, deberá aportarse el CIF, la escritura de constitución de la entidad o escritura de poder* que demuestre la existencia de la entidad y la condición de administrador único o solidario del solicitante. En caso de que se aporten escrituras de poder tengan más de 3 meses de antigüedad, deberá aportarse, además, un certificado de vigencia de los poderes emitido por un notario, u otro organismo ante el que se pueda realizar el bastanteo de poderes, como máximo 20 días hábiles antes de solicitar el certificado digital.
- Opción C: Si el solicitante es apoderado general, esté o no inscrita la entidad en el Registro Mercantil, deberá aportarse el CIF y la escritura notarial de poder* que demuestre que es apoderado general sin límite. En caso de que se aporten escrituras de poder tengan más de 3 meses de antigüedad, deberá aportarse, además, un certificado de vigencia de los poderes emitido por un notario, u otro organismo ante el que se pueda realizar el bastanteo de poderes, como máximo 20 días hábiles antes de solicitar el certificado digital.
Si es una entidad no mercantil (asociaciones, fundaciones, etc.)
- Opción A: Si el solicitante es administrador único o solidario y la entidad está inscrita en el registro correspondiente, solo deberá aportarse dicha Consulta del Registro (Registro de Asociaciones, Fundaciones, etc.) expedida como máximo 20 días hábiles antes de solicitar el certificado digital.
- Opción B: Si el solicitante es administrador único o solidario y la entidad no está inscrita, deberá aportarse el CIF, la escritura de constitución de la entidad, acta o escritura de poder que demuestre la existencia de la entidad y la condición de administrador único o solidario del solicitante. En caso de que se aporten escrituras de poder tengan más de 3 meses de antigüedad, deberá aportarse, además, un certificado de vigencia de los poderes emitido por un notario, u otro organismo ante el que se pueda realizar el bastanteo de poderes, como máximo 20 días hábiles antes de solicitar el certificado digital.·
- Opción C: Si el solicitante es apoderado general, esté o no inscrita la entidad en el Registro correspondiente, deberá aportarse el CIF y la escritura notarial de poder que demuestre que es apoderado general sin límite. En caso de que se aporten escrituras de poder tengan más de 3 meses de antigüedad, deberá aportarse, además, un certificado de vigencia de los poderes emitido por un notario, u otro organismo ante el que se pueda realizar el bastanteo de poderes, como máximo 20 días hábiles antes de solicitar el certificado digital.
¿Cómo sé qué entidades tienen personalidad jurídica?
Durante el proceso de emisión de Certificados Corporativos, es posible que existan dudas sobre si la entidad tiene o no personalidad jurídica. A continuación se adjunta una lista organizada según la letra inicial del Código de Identificación Fiscal (CIF) de las entidades para intentar aclararlo:
Entidades con personalidad jurídica.
A: Sociedades anónimas.
B: Sociedades de responsabilidad limitada.
C: Sociedades colectivas.
Sociedades comanditarias.
F: Sociedades cooperativas.
G: Asociaciones.
P: Corporaciones Locales.
Q: Organismos públicos.
R: Congregaciones e instituciones religiosas.
S: Órganos de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas.
Entidades sin personalidad jurídica.
E: Comunidades de bienes, herencias yacentes y demás entidades carentes de personalidad jurídica no incluidas expresamente en otras claves.
H: Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal.
U: Unión temporal de empresas.
Otros casos.
J: Sociedades civiles. Si se dispone de acta notarial que justifique que los pactos no son secretos, la entidad tendrá personalidad jurídica.
N: Entidades, con o sin personalidad jurídica, que carezcan de nacionalidad española.
Si tengo algún problema, ¿A quien puedo acudir?
Cualquier incidencia que pueda tener será resuelta tanto por la Autoridad de Registro como por la Autoridad de Certificación.
¿Cual es la diferencia entre representante legal y representante voluntario?
Representante Legal.
El solicitante será el Representante Legal de la Corporación suscriptora del certificado: Administrador único o solidario, persona con poderes generales de la empresa. Normalmente en sociedades con administrador único o solidario.
Representante Voluntario.
El solicitante será el Representante Voluntario de la Corporación suscriptora del certificado: con poderes específicos generales para actuar ante las Administraciones Públicas. Normalmente en sociedades con administradores mancomunados.