¿Cuáles son los documentos legales para fundar una empresa?

Si estás considerando dar el paso de crear tu propia compañía en España, has llegado al lugar indicado. En esta ocasión, abordaremos un tema fundamental: los documentos necesarios para la constitución de una empresa.

Esto implica una serie de trámites y requisitos legales que deben cumplirse para comenzar operaciones de manera legal y segura. En Asetra te acercamos este artículo, para guiarte a través de los trámites necesarios y te proporcionaremos todos los detalles que necesitas saber para llevarlo a cabo.

Documentos de identificación

El primer paso antes de iniciar el proceso de constitución es asegurarse de que todas las personas involucradas dispongan de sus documentos de identificación vigentes, ya sea el Documento Nacional de Identidad (DNI) o el Número de Identificación de Extranjero (NIE). 

Es considerable evitar contratiempos, como la denegación de la firma de constitución, debido a la caducidad de estos documentos.

Certificado negativo de denominación social

Este certificado, expedido por el Registro Mercantil Central, confirma que la denominación social propuesta para la empresa no está siendo utilizada por otra entidad. 

Antes de solicitarlo, es necesario realizar una búsqueda para comprobar la disponibilidad del nombre elegido. Una vez confirmada, se procede a solicitar el certificado, el cual tiene una validez temporal y debe presentarse al formalizar la constitución de la empresa.

Plazos y procedimientos para reservarlo

Estos plazos y procedimientos son cruciales para asegurar la validez de la denominación durante la constitución de una empresa en España.

Descargar Certificado negativo de denominación social.

Capital social mínimo

El capital social mínimo es la cantidad mínima de capital que una empresa debe aportar en el momento de su constitución. Para una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL), el capital mínimo se redujo recientemente a 1 €, según la Ley 18/2022. 

Para una Sociedad Anónima (SA), el capital mínimo es de al menos 60.000 €. Este capital puede ser aportado en efectivo, bienes o derechos.

Estatutos sociales

Los estatutos sociales establecen las reglas y normas que regirán el funcionamiento interno de la empresa. Es esencial redactarlos con cuidado y revisarlos periódicamente para garantizar que se ajusten a las necesidades de la empresa. 

Estos estatutos deben ser presentados en la notaría para incluirlos en la escritura de constitución.

Contenido esencial de los estatutos

• Denominación social: Nombre legal de la empresa.
• Duración: Período de funcionamiento de la sociedad.
• Objeto social: Actividad principal de la empresa para cumplir su fin.
• Capital social: Dinero aportado por los socios.
• Órganos sociales y administración: Estructura organizativa y responsabilidades de gestión.
• Ejercicio social y cuentas anuales: Fechas de inicio y cierre del ejercicio, plazos para presentación de cuentas y normas de distribución de beneficios.

Su redacción y modificación

Los estatutos sociales pueden redactarse según las necesidades de la empresa o utilizando modelos estándar. 

Deben cumplir con la normativa vigente y pueden modificarse mediante acuerdo de la junta de socios, siguiendo el procedimiento establecido en los estatutos y la legislación. Los cambios deben ser inscritos en el Registro Mercantil para ser válidos.

Requisitos administrativos posteriores

Después de constituir una sociedad, se requieren documentos y trámites para su funcionamiento legal y registro:

• Escritura de constitución.
• CIF provisional y definitivo.
• Inscripción en el Registro Mercantil.
• Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
• Declaración censal (Modelo 036 o 037).
• Apertura de cuenta bancaria empresarial.
• Libros oficiales.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo.
• Licencia de apertura y actividad.
• Registro de la Propiedad Industrial.
• Cumplimiento de normativas específicas.

Escritura pública de constitución

Este documento, otorgado ante notario, formaliza legalmente la existencia de la empresa y establece las bases para su funcionamiento. 

Para su otorgamiento, se deben presentar diversos documentos, incluyendo la certificación de denominación y el DNI de los socios fundadores. Posteriormente, se procede a la inscripción en el Registro Mercantil para adquirir personalidad jurídica.

Otros aspectos relevantes

Es recomendable contar con los estatutos sociales que definen las reglas básicas de la empresa. Estos pueden ser redactados por el notario o proporcionados por los socios fundadores.

Una vez reunidos los documentos, los socios acuden ante el notario para firmar la escritura pública. Posteriormente, se realiza la matrícula en el Registro Mercantil para que la sociedad adquiera personalidad jurídica y pueda operar legalmente.

Número de identificación fiscal (NIF)

El NIF es esencial para las empresas, permitiéndoles operar legalmente y cumplir con sus responsabilidades fiscales.

Proceso de obtención del NIF provisional

• Solicitud ante la Agencia Tributaria: Puede realizarse de forma presencial o telemática a través de su plataforma online.
• Documentación requerida: Incluye la Escritura Pública de Constitución, Certificación de Denominación Social y el DNI del representante legal.
• Rellenar el formulario correspondiente: Se proporcionan datos básicos como la denominación social y domicilio fiscal.
• Entrega de documentación y verificación: La AEAT verifica la información y asigna un NIF provisional si todo está en orden.
• Recepción del NIF: Este será el identificador único de la empresa ante la administración tributaria, necesario para todas las transacciones y comunicaciones.

Importancia del NIF provisional

Es imprescindible para autoliquidar impuestos y proceder con la inscripción de la escritura de constitución en el Registro Mercantil correspondiente.

Liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales

La constitución de sociedades está sujeta al impuesto de Transmisiones Patrimoniales, el cual debe autoliquidarse en la Consejería de Hacienda correspondiente dentro del plazo establecido. 

Esto se realiza presentando el modelo 600 junto con otros documentos necesarios. Es fundamental cumplir con los plazos y requisitos para evitar posibles sanciones o retrasos en el proceso de constitución.

Descargar Liquidación de impuestos.

Alta censal de la actividad de la empresa

Todas las personas físicas y jurídicas que planeen iniciar una actividad empresarial o profesional en España deben registrarse en el censo de obligados tributarios. 

Este paso es crucial para cumplir con las obligaciones fiscales y legales correspondientes a la actividad empresarial.

Solicitud del alta censal

Telemática:

• • Obtén un certificado digital.
  • Completa el Modelo 030 en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, adjuntando la documentación requerida.
  • Completa el Modelo 037 o 036 según corresponda.
  • Recibirás confirmación de la presentación exitosa.

En persona:

• • Descarga y completa el Modelo 030 o consíguelo en una administración de la Agencia Tributaria.
  • Reúne los documentos necesarios.
  • Solicita cita previa en la delegación de la Agencia Tributaria.
  • Completa el trámite en la cita, o programa una nueva si es necesario.
  • Presenta la documentación en la administración correspondiente.

Requisitos y costos:

• • Aplica a personas físicas y jurídicas que inician actividades en España.
  • La solicitud puede hacerse personalmente o por representante.
  • Documentación: formularios (Modelos 030 y 037), fotocopia del DNI/NIE y otros datos identificativos.
  • El plazo del alta se efectúa al presentar la documentación validada.
  • El proceso es gratuito.

Inscripción en el registro mercantil

El registro otorga personalidad jurídica y legaliza las operaciones comerciales de la empresa.

Proceso

• Reúne la documentación requerida, como la copia autorizada de la constitución de la sociedad.
• Presenta la solicitud y documentos ante el Registro Mercantil local, junto con las tasas correspondientes.
• Tras examen y registro, se obtiene la inscripción, que puede demorar.
• Solicita el NIF definitivo en la AEAT para actividades fiscales.
• Completa el proceso con la entrega de documentos adicionales, como el comprobante de impuestos y el NIF provisional.

Obtención del NIF definitivo para la empresa

Tras la inscripción en el Registro Mercantil, es esencial obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF) definitivo en la Agencia Tributaria, esencial para operar legalmente, facturar, contratar personal y cumplir con las obligaciones fiscales.

Proceso

• Llenar el Modelo 036 con los datos requeridos.
• Presentar el DNI del representante legal.
• Adjuntar la escritura de constitución de la sociedad, con la nota de inscripción del Registro Mercantil.
• Demostrar la representación del firmante del modelo censal, habitualmente a través de la escritura de constitución.

Preguntas frecuentes