ERP para empresas: Qué son y cómo implementarlos correctamente

La transformación digital está presente en todas las industrias. Por eso, cada vez más empresas adoptan un sistema Enterprise Resource Planning (ERP, por sus siglas en inglés) el cual permite centralizar y optimizar los procesos y llevar más lejos la competitividad de la empresa.

Hoy en Asetra, te explicamos qué es un ERP, para qué sirve, los tipos existentes, las mejores soluciones disponibles y cómo implementarlo con éxito.

¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Un ERP es un software de planificación de recursos empresariales que permite integrar y gestionar en un solo sistema diferentes áreas de una empresa, como:

• • Contabilidad y finanzas
  • Gestión de inventarios
  • Recursos humanos
  • Compras y ventas
  • Producción y logística

Se implementa con el objetivo de optimizar los procesos, evitar duplicidades y mejorar la productividad a través de una base de datos centralizada.

Beneficios de un ERP para empresas

Estos acuerdos cumplen una función primordial para que los derechos de los trabajadores sean respetados. Sus principales objetivos son: 

• • Garantizar derechos mínimos: Si bien cada empresa puede ofrecer mejores condiciones, el convenio establece un estándar mínimo que debe respetarse.  
  • Evitar abusos: Protege a los empleados de sufrir condiciones injustas o desventajosas.  
  • Regular la relación entre empresa y trabajadores: Establece derechos y obligaciones para ambas partes para evitar conflictos.  
  • Fomentar la estabilidad laboral: Define reglas claras para despejar dudas tanto de trabajadores como de empleadores.  

Tipos de ERP disponibles

Los sistemas ERP se han diversificado para adaptarse a las distintas necesidades y características de las empresas. Dependiendo de factores como el tamaño de la organización, la industria y los recursos tecnológicos disponibles, se pueden encontrar los siguientes tipos de ERP:

1. ERP On-Premise

Este tipo de ERP se instala en los servidores internos de la empresa y requiere una infraestructura tecnológica propia. 

Es ideal para aquellas empresas con un alto nivel de control sobre sus datos, seguridad y personalización. 

Sin embargo, su implementación suele implicar costes elevados en hardware, mantenimiento y actualización.

Ventajas:

• • Mayor control sobre la información y seguridad.
  • Personalización avanzada según las necesidades del negocio.
  • No depende de la conexión a internet para su funcionamiento.

Desventajas:

• • Inversión inicial alta en servidores y licencias.
  • Requiere un equipo de IT interno para mantenimiento y actualizaciones.
  • Puede ser menos flexible en comparación con soluciones en la nube.

2. ERP en la nube (Cloud ERP)

Este sistema se aloja en servidores externos (la nube) y es accesible a través de internet, permitiendo el acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión. 

Es una opción popular entre pequeñas y medianas empresas debido a su menor coste de implementación y su escalabilidad.

Ventajas:

• • Costos iniciales más bajos, ya que no requiere infraestructura propia.
  • Accesibilidad desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Mantenimiento y actualizaciones gestionadas por el proveedor.
  • Escalabilidad según el crecimiento de la empresa.

Desventajas:

• • Dependencia de una conexión estable a internet.
  • Menor control sobre la seguridad y almacenamiento de datos.
  • Personalización limitada en comparación con los ERP On-Premise.

3. ERP de código abierto

Este tipo de ERP permite el acceso al código fuente, lo que facilita la personalización y el desarrollo de funcionalidades específicas para la empresa. 

Es una opción atractiva para empresas con equipos de desarrollo interno o aquellas que buscan evitar el pago de licencias costosas.

Ventajas:

• • Permite una personalización completa según las necesidades del negocio.
  • Puede ser más económico, ya que muchas soluciones de código abierto son gratuitas.
  • Cuenta con comunidades activas que contribuyen con mejoras y soporte técnico.

Desventajas:

• • Requiere conocimientos técnicos avanzados para su implementación y mantenimiento.
  • Puede no contar con soporte técnico formal, dependiendo de la solución elegida.
  • Algunas funciones avanzadas pueden requerir el pago de módulos adicionales.

4. ERP sectorial o especializado

Son sistemas ERP diseñados específicamente para ciertos sectores industriales o comerciales, como salud, manufactura, retail, educación o logística. 

Estos ERP incluyen funcionalidades específicas que responden a los requerimientos operativos de cada industria.

Ventajas:

• • Adaptación a procesos y normativas específicas de cada sector.
  • Mayor eficiencia y reducción del tiempo de implementación.
  • Funcionalidades preconfiguradas que facilitan la integración con otras herramientas.

Desventajas:

• • Puede ser más costoso que un ERP genérico.
  • Menor flexibilidad si la empresa necesita funcionalidades fuera del estándar del sector.
  • Dependencia del proveedor para actualizaciones y mejoras.

5. ERP híbrido

Este modelo combina características del ERP On-Premise y el ERP en la nube. Permite que ciertas funciones críticas se mantengan en servidores internos, mientras que otras operan en la nube, logrando un equilibrio entre control y accesibilidad.

Ventajas:

• • Permite mantener datos sensibles en servidores locales mientras se aprovechan las ventajas de la nube.
  • Ofrece mayor flexibilidad en la personalización y escalabilidad.
  • Puede optimizar costes operativos al reducir la necesidad de infraestructura propia.

Desventajas:

• • Su implementación puede ser compleja debido a la integración de dos entornos distintos.
  • Requiere una gestión cuidadosa de la sincronización de datos entre sistemas locales y en la nube.

ERPs más usados en empresas

Entre las soluciones ERP más populares se encuentran nombres reconocidos como:

• • SAP Business One: ERP potente para medianas y grandes empresas.
  • Microsoft Dynamics 365 : Integración con herramientas de Microsoft.
  • Oracle NetSuite: ERP en la nube con amplias capacidades.
  • Odoo: ERP de código abierto y flexible.
  • Sage X3: Ideal para empresas en crecimiento.

Cómo implementar un ERP correctamente en tu empresa

Implementar un ERP es un proceso que requiere planificación y asesoría especializada. A continuación, presentamos los pasos para hacerlo:

1. Definir objetivos y necesidades

Antes de elegir un ERP, es crucial identificar los procesos que se desean mejorar y automatizar. 

Esto incluye analizar cómo se trabaja en las distintas áreas, como contabilidad, inventarios, ventas, recursos humanos y logística, entre otras.

Un diagnóstico preciso permitirá establecer metas claras y garantizar que la solución elegida esté alineada con los requerimientos del negocio.

2. Elegir la solución ERP adecuada

Cada empresa tiene necesidades distintas, por lo que es importante seleccionar un ERP que se adapte a su tamaño, sector y modelo de trabajo.

Se deben evaluar factores como escalabilidad, facilidad de uso, integración con otras herramientas y costos de implementación.

3. Planificación del proyecto

Una correcta planificación evita retrasos y problemas en la implementación, asegurando una transición ordenada. 

Se deben definir plazos, asignar recursos y establecer un equipo responsable de la gestión del proyecto. 

4. Migración de datos

La transición de la información a la nueva plataforma debe realizarse de manera segura y estructurada para evitar pérdidas o errores. 

Para esto, es crucial limpiar y organizar los datos antes de la migración, garantizando su integridad y compatibilidad con el nuevo ERP. 

Además, se recomienda realizar pruebas piloto antes de la implementación final para detectar posibles fallos y corregirlos a tiempo.

5. Capacitación del personal

El éxito de un ERP depende del uso eficiente por parte del equipo, quienes deben estar preparados para adaptarse al cambio. 

La formación debe incluir talleres prácticos, manuales y sesiones de soporte técnico para resolver dudas. 

6. Soporte y optimización continua

Un ERP necesita mantenimiento y ajustes constantes para seguir funcionando de manera óptima y adaptarse a los cambios del negocio.

 Es recomendable contar con un equipo de soporte que resuelva incidencias, realice actualizaciones y proponga mejoras según las necesidades de la empresa. 

Además, se deben monitorear los indicadores de rendimiento para evaluar el impacto del ERP y ajustar estrategias en caso necesario.

Soluciones ERP con Asetra

Implementar un ERP facilita un sinfín de tareas, por lo  que se vuelve una necesidad imperiosa para las empresas de todos los tamaños. 

Como parte del proceso de digitalización, en Asetra respaldamos la implementación de ERPs con un proceso seguro, eficiente y adaptado a las necesidades de cada organización.

Nuestro equipo de profesionales te guiará en cada paso para garantizar una implementación efectiva y sin complicaciones del análisis de los procesos, la selección del ERP adecuado y su soporte continuo.

Contáctanos ahora, estamos para ayudarte.

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